Unternehmen mit 50 oder mehr Mitarbeitern sind zur Einrichtung interner Meldekanäle und
Verfahren für Verstöße verpflichtet. Dabei werden alle Personen, unabhängig von der
Arbeitszeit oder Anstellungsart, als Mitarbeiter gezählt, einschließlich Teilzeitkräfte und
Zeitarbeiter. Zur Ermittlung der Mitarbeiterzahl wird die durchschnittliche
Beschäftigungssituation des Unternehmens herangezogen, basierend auf der
Personalstärke des vorherigen Jahres und einer Prognose für das folgende Jahr.

Finanzunternehmen und öffentliche Einrichtungen unterliegen oftmals unabhängig von ihrer
Mitarbeiter der gesetzlichen Pflicht zur Einrichtung interner Meldekanäle.

Der Simpliant Whistleblower Meldekanal ist ein SaaS-basiertes, digitales Tool, das speziell
entwickelt wurde, um den Anforderungen für die Einrichtung von Whistleblower-
Meldekanälen nach gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen. Für eine monatliche Gebühr von
69,00 EUR bietet es eine sichere und vertrauliche Plattform, auf der Whistleblower
Unregelmäßigkeiten melden können.
‍
Das Tool ermöglicht es Nutzern, individuelle Meldekanäle einzurichten und spezifische
Anweisungstexte für Hinweisgeber zu hinterlegen. Es stehen auch vorformulierte Muster-
Texte zur Verfügung. Interne Mitarbeiter können als Meldebeauftragte benannt und per E-
Mail zur Nutzung der Plattform eingeladen werden.
‍
Ein wesentliches Merkmal der Software ist ihre Benutzerfreundlichkeit, die eine effiziente
Verwaltung und Bearbeitung von Meldungen sowie das Management von Fristen ermöglicht.
Dadurch können Unternehmen zeitnah und wirksam auf Berichte reagieren, was zur
Verstärkung ihrer internen Compliance-Strukturen beiträgt.

Die Implementierung des Whistleblowing-Systems erfolgt durch einen einfachen Prozess:
Zuerst loggen Sie sich auf der Plattform ein und erstellen einen Benutzeraccount.
Anschließend richten Sie einen digitalen Meldekanal ein. Hierbei haben Sie die Wahl,
entweder einen internen Mitarbeiter als Meldebeauftragten zu bestimmen oder diese
Aufgabe an unsere Rechtsanwaltskanzlei auszulagern. Bei der Einrichtung des Meldekanals
können Sie verschiedene individuelle Einstellungen vornehmen. Dazu gehört die
Entscheidung, ob anonyme Meldungen zugelassen werden sollen. Zudem können Sie den
Text, der den Hinweisgebern angezeigt wird, selbst festlegen oder auf vorformulierte Muster
zurückgreifen und diese bei Bedarf anpassen.
‍
Sie erhalten dann einen Link, den Sie bequem zum Beispiel auf Ihrer Internetseite, Ihrem
Intranet oder per E-Mail in Ihrem Unternehmen bekannt geben können. Mitarbeiter und
sonstige relevante Zielgruppen können dann durch Klicken auf diesen Link ohne
Anmeldungen Meldungen über Compliance-Verstöße abgeben. Hierzu wird Ihnen durch das
Tool ein individueller PIN und ein Link gegeben. Sie können dann über den Fortlauf des
Meldeverfahrens per E-Mail informiert werden. Der Meldebeauftragte erhält eine
Benachrichtigung über eingehende Meldungen. Er kann verschiedene Meldungen
übersichtlich auf der Plattform aufrufen und direkt per Nachrichtenfunktion mit dem
Hinweisgeber kommunizieren.

Die Auslagerung Ihrer internen Meldestelle an unsere Rechtsanwaltskanzlei Simpliant Legal
PartG mbB, Fasanenstraße 12, 10623 Berlin, bietet für eine monatliche Gebühr von 250,00
EUR umfangreiche rechtliche Unterstützung. Unser Angebot schließt 12 Beratungsstunden
pro Jahr ein, die flexibel für diverse Dienstleistungen verwendet werden können.

Zu den Leistungen gehören unter anderem die Beratung bei der Implementierung einer Meldestelle, die Erstellung und Anpassung von Richtlinien sowie die fachgerechte Bearbeitung und Analyse von eingehenden Meldungen, alles im Rahmen der rechtlichen Anforderungen des
Hinweisgeberschutzgesetzes. Für zusätzlichen Bedarf bieten wir die Möglichkeit, weitere
Stunden zu einem Stundensatz von 280,00 EUR hin zuzubuchen.